Event Guide


SUGGESTIONS AND TIPS - A FIVE STEP PLAN.

OVERVIEW:
Step 1: Picking a Format
Step 2: Finding a Space
Step 3: Gathering Resources
Step 4: Promoting the Event
Step 5: Executing the Event

Media Documentation:
It is highly suggested that you document your event in some form. These events are only as good as their memory. Filming and posting to your Chapter's YouTube channel is almost required.You might want to also consider a Ustream (or the like) live webcast of the event itself. Taking photographs to post on social networks is also suggested.

Make a Video Promo:
Creative promotion is an art so please consider making a 1-2 Min Promo for your event and Sending it to us!

Tickets and Money:
Profiting from Zeitgeist Day Events is strictly prohibited. It is to be either free or "at cost". An "at cost" event simply means that it is break-even in the end. Admission prices are generated by taking into account the number of people who are expected to attend, along with the cost of the space and production. In other words, if you have a space and production which costs $800 and you anticipate 200 people attending, then the ticket price will be four dollars, etc. Of course, selling-out might not be the case and one certainly doesn't want to lose money. If you have 200 seats but are not sure if it will sell-out, a general rule is to assume 75% attendance and calculate the ticket cost from there.

[1] PICKING A FORMAT:

The following is a list of possible formats which can be used for your Zday event. These are simply suggestions and hybrids of these ideas are also possible. It is important to note that the most common of all formats is a public screening of various media coupled with a Q&A session/group discussion. It is also important to consider materials for your event such as pamphlets, the Orientation Guide, DVD media to pass out and anything else that can aid awareness. Not listed below are other ideas such as public access broadcasting of certain video media (films) on the day itself, radio show program call-ins, "flashmobs" or other traditional activism/awareness mediums. For example, it might be a good idea to get the phone numbers of dominant radio stations in your area which allows for call-ins and thus engage the host of the show with information about our movement, etc. All this comes down to your creativity. In the end, safety and legality is, of course, important. The Zeitgeist Movement does not condone any type of radical or violent behavior which could lead to bad press and we will denounce any activities that put us in such a bad light. This is an awareness campaign project.

Household Gathering:
The most simple format is a household gathering. This can be private or public, depending on your level of comfort. It could be seen as a party of sorts. Invite friends and family members to talk about the ideas that we advocate; watch one of the movies or presentations/lectures. Note that if you choose to publicly advertise your event, please be careful about who you let into your home. While we try our best to assume the goodwill of people, sometimes it is out of our control and thus safety and security is a sad, modern reality.

Public Screening:
Acquiring a theater or hall for video screenings is one of the most popular mediums. You could screen relevant information and documentaries as a means of relaying information rather than lecturing. An example would be to play "Zeitgeist: Addendum" or Zeitgeist: Moving Forward" or even Peter Joseph's satire but education series "Culture in Decline". There are also a number of TZM lectures available for free download in DVD format on this site. Since many today connect computers to their home screens, TZM's Official YouTube channel has an enormous amount of content to stream. Of course, our media is not the only media that can be shown. There are other socially relevant documentaries out there as well which could be part of a program. However, maintaining focus on The Movement is certainly preferred. If a Chapter representative is orchestrating the event or attending it, it is a good idea to try and engage the audience in a Q&A about the movement as well at some point. Public interaction is very important in general as questions are very common about this direction.

Street Activism:
If you have a good group of friends interested in the movement, you could hand out materials in a public space. Be it a street, the city centre, a popular bridge or wherever a lot of people pass by. You could think of fun items like a Zday balloon (used in London years past) paired with a free dvd of a lecture series and a flyer. Please do check your local laws about handing out materials on the street and setting up a stall/stand. We also condone the idea of “flashmobs” for awareness. Please visit our toolkit for downloadable flyers and pamphlets.

Lecture:
A lecture is a presentation of information done by one or multiple persons to inform an audience about certain subjects. These lectures always contain a vocal element as there are speakers and very often they are assisted using audiovisual tools such as a powerpoint presentation or a movie to get their points across and summarize what is being talked about. Zday Main Events almost always consist of lecture components.

Conference:
A conference is a larger, multidimensional idea. A conference usually lasts multiple days spanning a number of different meetings and lectures / screenings. This format would be most suitable for ZDAY events that are expecting a lot of visitors that travel large distances and would benefit more from an event spanning more than 1 day. Displays, interactions, Videos, Lectures are typical.

[2] FINDING A SPACE:
In most cases a theater or simple hall will suffice for your event. If you live in a large city, there should be a number of spaces at your disposal usually in the form of lecture and concert halls. If you live in a smaller town, very often a church facility or a local town hall can be utilized as well. It is always good to book well in advance and to make sure any media materials required are also arranged through any rental agency or the like. As a general note, due to the somewhat controversial nature of what we are advocating and the tendency for people to not understand immediately, it is important to be strategic in your communication with organizations you might be renting a space from. Rather than try to describe at length what The Movement is about, it is better to generalize and describe that we are a sustainability organization working to help transition society into a more ecologically and socially productive climate.

[3] GATHERING MATERIALS:
For obvious reasons a certain monetary aspect comes into play when it comes to getting materials. Here are some basic tips on how to acquire the resources in the most movement spirited way.

Don’t ask for money, ask for resources:
Perhaps instead of thinking of a budget, think of how each in the organizational team can share resources for the event. For example if you are in need of a location to hold the event. Ask your community whether someone could arrange that for free or for little monetary compensation. Agree to bring food and drinks instead of buying them before or selling them at your event. Does someone own a projector? Borrow it. There are many ways to work together and in many cases it will be surprising how everyone can come up with something to contribute to the event without spending much money at all.

Be transparent:
In some cases the former scenario might not work out as well as hoped. If you are in need of a monetary budget you should adhere to the following. Always calculate the cost beforehand and set that as your goal for contributions by your community/team. If you are receiving the money in person, keep a record of who contributed what. Reimburse any expense not made. If you must receive the contribution online, use a "chip in" widget where everyone can see what the goal is. Be very clear to point out all the expenses too.

Sponsorship and cooperation with like-minded organizations:
Another thing you could do is get in touch with local organizations or companies that are developing technology or promoting social directions that are in line with our goals. If you explain them the goal of our event and The Movement, perhaps they will be interested in sponsoring, or attending your event. You could also offer them a stand to present their product/technology. However, please understand that this day is not about promoting a commercial product or selling anything. It is about presenting and sharing ideas.

[4] PROMOTION:
There are many ways to go about promoting your event. Try to be as creative as possible and ask your community/team about any opportunities to as cost free promotional instruments they might know of. Target audiences to consider:

Your Local Community:
In all cases your local community would be the first audience you want to appeal to. Inform everyone you know to join your event on Zday and try to have them help you spread this news. Mouth to mouth promotion is very effective and more importantly: Cost free.

Local Media:
Local media can be a great instrument to promote your event. Write EVERY institution that is involved in reporting about local events and don’t forget the independent media online. If you succeed in having them cover you, this will help a great deal in mapping Zday results worldwide as well as getting people to come to your event.

Universities and other Educational Institutions:
Another very important audience are students. Students are often very receptive to new information and will likely find it interesting. Make sure to give your team a reasonable amount time before your event to communicate with universities and see if they are willing to allow you to hand out promotional material, etc.

ZDay Event Toolkit:
There is a toolkit on this site for free Zday event materials that you can use in order to promote your event.The printing and burning of these materials should cost you little and will provide maximum content.

Flyers:
Flyers are also a standard tool for promotion. Create your own of download them. Hand out flyers in locations that are either busy or might have an audience that is receptive. 

Local Media Advertisements:
If it is not too expensive, you could but space in local newspapers and use other media to promote your event.
Ad spaces in public transport are also very effective.

Social Networks:
Forums, Twitter, Facebook, Youtube or whatever. Use the internet to promote your event as much as possible without being considered a spammer or unintelligent poster. Use to the max but with discretion and respect the online environment you are using. This option is a must, it is free aside from your monthly internet fee and highly effective.

[5] EXECUTING THE EVENT:
In many ways, the most important thing is that you and all your participants have a good time and learn a lot from each other. :)

Have a flexible time frame for the event:
Running on a super tight schedule usually is not fun. Make sure you have enough room in your agenda for the day that will allow for some parts of your event to take more time than others.

Have coordinators or point people that can handle questions:
Depending on the size and format of your event and the staff that you are working with it might be handy to have your team act as point persons for people with questions related to the movement and the direction in general.

Food and Drinks:
You could allow people to bring their own food and drinks to your event. Unless there is a dire need to fund the event with such sales, try to be as open to giving such things away as possible to enable a sense of community.

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A word of encouragement

Thank you very much for taking the time to review our 5 step plan to Zday 2013. We hope this plan will aid you in setting up your Zday event.

Gilbert Ismail - 
Int. Chapters Coordinator

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Día Z 2010: Un plan de 5 pasos ( Español )

Sugerencias y consejos

Contenido

Paso 1: Escogiendo un format
Paso 2: Encontrando un espacio
Paso 3: Reuniendo recursos
Paso 4: Promoviendo el evento
Paso 5: Ejecutando el evento

Documentación en medios

Es ampliamente recomendado que documente su evento en algún tipo de medio. Crear un canal de YouTube es una gran idea. Puede considerar también el crear una cuenta en Ustream para transmitir el evento en directo. Crear una página Web para fotografías del evento es bueno también.

Tiquetes y dinero

Lucrarse de los eventos del Día Z es estrictamente prohibido. Debe ser o gratuito o "a costo". De manera sencilla, un evento "a costo" significa que al final no hay ni perdidas ni excedentes. Los precios de admisión se generan al tomar en cuenta la cantidad de personas que atenderán junto con el costo del espacio y la producción. En otras palabras, si usted tiene un espacio y producción que costarán $800 y espera 200 personas, entonces el precio del tiquete será $4.

[1] Eligiendo un formato

La siguiente, es una lista de posibles formatos que pueden ser usados para el Día Z. Estas son solo sugerencias, y las combinaciones o híbridos de estos formatos son también posibles. Es importante notar que el formato más común es una proyección pública de varios vídeos seguido de una sesión de preguntas y respuestas. También es importante considerar material para el evento como panfletos, discos DVD para entregar, y cualquier otra cosa que sirva para difundir los entendimientos. No están incluidas en la lista ideas como la transmisión pública de algunos vídeos/películas, programas de radio u otros medios de activismo y difusión. Por ejemplo, sería una buena idea recolectar los números telefónicos de las estaciones de radio dominantes en su área que permiten llamadas de oyentes, y abordar al anfitrión del programa con información acerca de nuestro Movimiento mientras está al aire. Todo esto se resume a un asunto de creatividad. Al final, la seguridad y legalidad son, por supuesto, importantes. El Movimiento Zeitgeist no acoge ningún tipo de comportamiento radical que pueda llevar a la mala prensa y vamos a denunciar cualquier actividad que nos presente de forma negativa. Recuerde que esto es una campaña de concientización.

Reunión en casa

El formato más sencillo es una reunión en casa. Esta puede ser pública o privada, dependiendo del nivel de comodidad del anfitrión. Se podría ver como una especie de fiesta. Invite amigos y miembros de la familia a hablar sobre las ideas que promovemos y vean una de las películas o conferencias. Si elige promocionar su evento públicamente, por favor tenga cuidado con las personas que deja entrar a su casa. Si bien esperamos lo mejor de las personas, algunas veces está fuera de nuestro control, y la precaución y seguridad son, tristemente, realidades actuales.

Proyección pública

Conseguir un teatro o sala para proyección de video es una de las modalidades más populares. Usted puede proyectar información y documentales relevantes como un medio para transmitir la información sin necesidad de una conferencia. Un ejemplo sería proyectar la película "Zeitgeist Addendum" para quienes no la han visto aun. Existen también algunas conferencias disponibles para descargar gratuitamente desde este sitio Web. Por supuesto, nuestro material no es el único que se puede mostrar. Si algún representante del Capitulo está organizando o asistiendo al evento, también es buena idea participar con la audiencia en una sesión de preguntas y respuestas acerca del Movimiento. En general, la interacción con el público es muy importante pues las dudas sobre esta dirección son muy frecuentes.

Activismo en las calles

Si usted tiene un buen grupo de amigos interesados en el Movimiento, podrían repartir material en un lugar público. Ya sea una calle, el centro de la ciudad, un puente muy transitado o cualquier lugar donde la gente pase. Pueden pensar en artículos alegres como globos del Día Z (usados en Londres el año pasado) acompañados de un disco DVD gratuito y un volante. U otro agradable paquete que se les pueda ocurrir. Antes de hacer esto por favor revise las leyes locales acerca de repartir material en las calles y organizar puestos o manifestaciones. También apreciamos la idea de "FlashMobs" para concientización. Por favor visite nuestro kit de herramientas para descargar volantes y folletos.

Conferencia

Una conferencia es una presentación de información realizada por una o varias personas para informar a la audiencia acerca de determinado tema. Estas lecturas siempre contienen un elemento verbal ya que hay oradores y usualmente son apoyados mediante herramientas audiovisuales, como una presentación de diapositivas o una película para hacerse entender y resumir lo que se está hablando. Un buen ejemplo son las conferencias de Peter Joseph en Londres y Iowa. Este formato funciona mejor en combinación con otro formato, puesto que un día Z con solamente una lectura puede estar "de un solo lado" en cuanto al intercambio de información.

Congreso

Un congreso es un encuentro de personas que se reúnen para compartir sobre un tema. Un congreso suele extenderse por varios días, cubriendo un número de conferencias / proyecciones. Este formato es el más apropiado para los eventos del Día Z que esperan muchas de personas que viajan una larga distancia, y se verán más beneficiados de un evento que se extienda por más de un día.

Simposio

Un simposio es muy similar a un congreso. Sin embargo su enfoque está más en el intercambio de ideas cientificas y es recomendable para organizadores que dispongan del material para exponer y presentar las ideas a una audiencia de periodistas de algún medio. A la vez que una audiencia con conocimiento cientifico en la misma área.

Exhibición

Una exhibición en el Día Z sería una muestra de imágenes e ideas en forma física, usando modelos y maquetas, dibujos y pinturas junto con una posible explicación verbal de la tecnología que pudiese administrar los recursos de la tierra y la energia con mucha mayor eficiencia que los medios usados actualmente.

[2] Encontrando un espacio

En la mayoría de los casos un salón o teatro será suficiente para su evento. Si usted vive en una ciudad grande, habrá una variedad de espacios a su disponición, normalmente salas de conferencias o salas para conciertos. Si vive en una ciudad más pequeña, frecuentemente un espacio de la iglesia o un salón comunal puede ser usado. Siempre es bueno reservar con tiempo y asegurarse de conseguir cualquier material requerido por medio de una agencia que lo alquile o similar. Como una anotación general, debido a la naturaleza controversial de lo que proponemos y la tendencia de las personas a no entender fácilmente, es importante ser estratégico en las comunicaciones con organizaciones que puedan rentar el espacio o el equipo.

[3] Reuniendo los materiales

Por razones obvias, algún aspecto monetario entra en escena cuando se trata de lo referente a obtener materiales. Aquí están algunos consejos básicos de cómo adquirir los recursos de la forma más acorde con el espíritu del movimiento.

No pida dinero, sino recursos

Una cosa buena a tener en cuenta cuando usted trabaja en grupo, es que los materiales sean proveídos por todos. En vez de pensar en un presupuesto, piense en cómo cada uno de nosotros puede compartir un recurso para el evento. Por ejemplo, si usted está en la necesidad de buscar un lugar para llevar a cabo el evento. Pregunte a su comunidad si alguien puede conseguir uno gratis o por una mínima compensación monetaria. Pónganse de acuerdo en llevar comida y bebidas en vez de comprarlas antes o venderlas en su evento. Si usted esta repartiendo dvd's, acuerden en que cada uno reparta 50 en vez de comprar un lote a través de una colecta. Existen muchas formas de trabajar juntos, y en algunos casos le sorprenderá como cada uno puede aparecer con algo para contribuir al evento sin gastar mucho o algún dinero en absoluto.

Sea muy transparente

En algunos casos el anterior escenario puede no funcionar tan bien como se esperaba. Si usted se ve en la necesidad de hacer un presupuesto monetario, usted debería hacer lo siguiente. Siempre calcule el costo de antemano y establezca este como su meta para contribuciones por parte de su comunidad / equipo. Si usted está recibiendo el dinero en persona, lleve un registro de quien contribuyo con qué. Reembolse cualquier gasto que no se haya hecho. Si usted tiene que recibir esa contribución por Internet, use una aplicación "chip in" en la que todos puedan ver cual es la meta. Sea muy claro también en señalar todos los gastos.

Obteniendo fondos de la cultura u otros fondos gubernamentales

¿Por qué no usar el sistema para hacer algo bueno? Si usted ya está pagando impuestos y contribuyendo a fondos como el de la cultura y otros fondos gubernamentales, usted puede aplicar para solicitar fondos. Si usted elabora un buen plan y lo envía a una organización local que maneje fondos para eventos culturales o educacionales, usted podría obtener financiación. También en este caso, usted debe ser completamente transparente.

Patrocinio y cooperación con organizaciones de pensamiento similar

Otra cosa que usted puede hacer es entrar en contacto con organizaciones locales o corporaciones que estén desarrollando tecnología o promoviendo cambios sociales que estén en concordancia con nuestros objetivos. Si usted les explica el objetivo de nuestro evento y del movimiento, tal vez ellos se interesen en patrocinar o asistir a su evento. Usted también les puede ofrecer un lugar para presentar su producto/tecnología. Sin embargo, por favor entienda que este día no es para promover un producto comercial o vender nada.

[4] Promoción

Existen muchas formas para promover su evento. Trate de ser tan creativo como sea posible y pregúntele a su comunidad / equipo acerca de las oportunidades de acceder a los instrumentos de promoción gratuitos que ellos tengan. Audiencias clave para considerar:

Su comunidad local

En todos los casos, su comunidad local será el primer público al que usted querrá recurrir. Infórmele a todos los que conozca y le interesen, para que se unan a su evento el día Z y trate de que ellos le ayuden a difundir las noticias sobre su evento. La promoción boca a boca es muy efectiva y mucho más importante: Libre de Costos.

Medios locales

Los medios locales pueden ser un gran instrumento para promover su evento. Escríbale a TODA institución que esté involucrada en reportar acerca de los eventos locales y no se olvide de los medios independientes. Si usted tiene éxito en lograr que ellos lo cubran en un aspecto, esto ayudará mucho en hacer un balance de los resultados del día Z alrededor del mundo, así como a que gente interesante asista a su evento.

Universidades y otras instituciones educativas

Otro público muy importante son los estudiantes. Los estudiantes en muchas ocasiones son muy receptivos a la información que es escéptica frente al sistema y es y seguramente encontrarán interesante el participar en su evento. Asegúrese de tener un tiempo razonable antes de comunicarse con las universidades y vea si ellos están dispuestos a permitirle distribuir material promocional para su evento o que usted pueda repartir volantes frente a una universidad.

Materiales a usar para la promoción

Kit para el día Z

Existe una lista en este sitio de materiales gratis para el evento del día Z que usted puede usar para promover su evento y desde luego para que usted distribuya en el evento. La impresión y "quemado" de estos materiales debería costarle poco y debe promover el máximo de contenido.

Volantes

Los volantes también son una herramienta standard para la promoción. Cree los suyos. Reparta volantes en lugares que son muy transitados o que puedan tener público que sea receptivo o de mente abierta. Este también es una material promocional de bajo costo, dependiendo del diseño del volante (color y selección de papel) y desde luego la cantidad. Normalmente, a más volantes, más barato el costo.

Avisos en los medios locales

Si no es demasiado costoso, usted puede usar los periódicos locales y otros medios y comprar algún espacio publicitario para promover su evento. Si usted hace sus elecciones correctamente, usted debería tener muchos espectadores. Escoger un periódico o revista por su contenido debería ser considerado como un posible factor. Los avisos publicitarios en el transporte público también son muy efectivos.

Use el Internet

Foro, sitios Web, Twitter, Facebook, Youtube, cualquier espacio en línea que sea popular en su área. Use el Internet para promover su evento tan masivamente como sea posible sin ser considerado Spam o un comentador descuidado. Uselo al máximo pero con discreción y respeto con el espacio que está usando. Esta opción es necesaria, pues aparte de la cuenta mensual de Internet, es gratuita y muy efectiva.

Haga que sus amigos inviten más amigos

Como mencionamos antes, la mejor promoción sigue siendo el voz a voz. Pídale a sus amigos y comunidad que corran la voz acerca de su evento y que extiendan también a sus amigos el pedido de pasar la información. Sin costo y eficiente.

[5] Ejecutando el evento

Lo más importante es que usted y los participantes disfruten de un buen rato, aprendan mucho de otros, y entiendan la dirección hacia la que nos podemos dirigir. A continuación unos pequeños consejos y ayudas para hacer su evento lo más fluido posible.

Tenga un marco de tiempo flexible

Trabajar con un marco de tiempo muy estrecho no es agradable. Asegúrese de que tiene suficiente espacio en su agenda para que algunas de las actividades tomen más tiempo que otras. Después de todo se trata de la experiencia y el intercambio de información. No es una prueba en manejo de tiempo. :)

Tenga coordinadores o personas clave que puedan manejar las preguntas

Dependiendo del tamaño y formato de su evento y de las personas con las que este trabajando puede ser útil que el que equipo haga las funciones de orientadores para las personas con preguntas relacionadas con el Movimiento y en general esta dirección.

Asegúrese que el escenario sea atractivo

Muchas personas le temen a las nuevas ideas. Lo mínimo que podemos hacer para que estén cómodos es asegurarnos de tener un entorno cálido y acogedor, limpio y estimulante para intercambiar conocimiento.

Asegure la integridad de la información

Trabajar en conjunto con movimientos y organizaciones afines es bueno. Sin embargo cerciórese de asegurar en todo momento tanto cuanto sea posible la integridad de la información que es puesta hacia fuera por los miembros del movimiento en su equipo y comunidad. Cerciórese de que cada persona que los visite entienda el Movimiento en sus soluciones. No en los problemas.

Comida y bebida

Permita a las personas llevar su propia comida y bebida al evento. A menos de que exista una necesidad imperante de solventar los gastos del evento con una venta de estos elementos a bajo costo, intente ser lo más abierto y generoso posible. Lo más probable es que esto resulte en situaciones agradables relacionadas con compartir, y definitivamente no estaremos perpetuando el comercio.

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Unas palabras de ánimo

Muchas gracias por tomarse el tiempo para revisar nuestro plan en 5 pasos para el Día Z 2013. Esperamos que este plan lo ayude a establecer su evento. Esperamos también que el 13 de Marzo sea un día para recordar para el Movimiento y para todo el mundo unido, que demostró cooperación global como pocos lo han hecho antes.

Gilbert Ismail
Coordinador Internacional de Capítulos